Was sollte eine Rechnung enthalten?

Eine gute Routine bei der Rechnungsstellung und der Überwachung der Zahlungen sorgt dafür, dass die Finanzen Ihrer Organisation reibungslos funktionieren. Folgen Sie unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen klar formuliert sind

Das Wichtigste ist, dass Sie eine klare Rechnung schreiben. Machen Sie es Ihrem Kunden leicht, herauszufinden, wer der Absender ist und worum es sich handelt. Je einfacher es für Ihren Kunden ist, zu zahlen, desto schneller werden Sie das Geld erhalten.

Das bedeutet, dass man genau angeben muss, worauf sich die Rechnung bezieht und welchen Zeitraum sie abdeckt. Eine nicht spezifizierte Rechnung wird oft zurückgeschickt oder verzögert. Wenn Sie zum Beispiel Dienstleistungen auf Stundenbasis anbieten, sollten Sie angeben, worauf sich die Arbeitsstunden beziehen, so wie Sie auch angeben, welche Produkte verkauft werden. In den entsprechenden Fällen können Sie Anhänge beifügen.

Denken Sie daran, dass Ihre Rechnungen den Bedingungen der Vereinbarung in Bezug auf Zahlungsfrist, Verzugszinsen, Mahnungen usw. entsprechen müssen.

Einige Branchen und Unternehmen senden eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Das Angebot, das sie von Ihnen erhalten, ist die Grundlage für ihre Bestellung. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht zu sehr von dem von Ihnen übermittelten Angebot abweichen, es sei denn, es haben sich im Laufe der Zeit viele Änderungen ergeben. Ist dies der Fall, sollten Sie das Unternehmen vor der Rechnungsstellung informieren.

Purchase Orders

Branchen und Unternehmen, die Angebote einholen, senden häufig Purchase Orders (POs). Wenn Ihr Kunde eine Purchase Order schickt, sollten Sie diese befolgen. Das bedeutet, dass Sie die Rechnung mit den Angaben aus der Purchase Order versehen müssen:

• Bestellnummer
• Korrekte Rechnungsadresse
• Zahlungszeitpunkt/Frist
• Referenz oder Einkäufer beim Kunden

Ihre Rechnung wird im System des Kunden abgelehnt, wenn Sie vergessen, die Angaben aus der Bestellung zu beachten. Dann kann es sehr lange dauern, bis Sie bezahlt werden.

Checkliste für die Erstellung von Rechnungen: Die wichtigsten Punkte

• Kundeninformationen - Kundennummer / Empfängeradresse
• Bestellnummer, wenn Sie eine haben
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum (der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen)
• Fälligkeitsdatum - mehrere Rechnungsprogramme haben standardmäßig eine Frist von 14 oder 30 Tagen, aber Sie können das Zahlungsziel so kurz ansetzen, wie es der Kunde erlaubt
• Einzelheiten zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen
• Mehrwertsteuerbetrag und Mehrwertsteuersatz
• Konto, auf das die Rechnung zu zahlen ist, und alle Zahlungsinformationen, die Ihr Kunde benötigt (zum Beispiel den korrekten Verwendungszweck für eine reibungslose Zahlungszuordnung)
• Kontaktinformationen für Ihre Finanzabteilung, falls der Kunde Fragen zur Rechnung hat
• Informationen über die Bedingungen, die gelten, wenn die Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird.
   

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit Ihrem System und den Anforderungen an die Rechnungsstellung und die Bonitätsprüfung von Kunden einverstanden sind, ist es wichtig, eine Kreditpolitik festzulegen.

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